De toekomst van printen op kantoor: slimmer, duurzamer, efficiënter

In de moderne digitale wereld lijkt de rol van de printer op kantoor soms achterhaald. Toch is niets minder waar. De printer is nog altijd een onmisbaar onderdeel van de bedrijfsvoering, maar zijn functie is drastisch veranderd. Het is niet langer een eenvoudig apparaat dat inkt op papier zet; de moderne printer is een slim knooppunt dat documentstromen beheert, beveiligt en optimaliseert.

De verschuiving naar een digitale werkplek heeft een nieuwe functie voor printers als gevolg. Bedrijven die deze verandering omarmen, ontdekken nieuwe manieren om efficiënter en duurzamer te werken. Een slimme printstrategie is daarom geen overbodige luxe, maar een onmisbaar onderdeel van een toekomstbestendige organisatie.

Meer dan alleen inkt op papier

De simpele printer die enkel afdruktaken uitvoert bestaat niet meer. Moderne multifunctionele printers (MFP's) zijn geavanceerde machines die printen, kopiëren, scannen en faxen combineren. Ze zijn direct verbonden met het bedrijfsnetwerk en de cloud, waardoor documenten eenvoudig gedigitaliseerd en gedeeld kunnen worden. Denk aan het direct inscannen van een factuur naar de boekhoudsoftware of het veilig opslaan van contracten in een digitale archiefmap.

Beveiliging is hierbij een belangrijk aandachtspunt. Omdat printers verbonden zijn met het netwerk, vormen ze een mogelijk doelwit voor cyberaanvallen. Fabrikanten spelen hierop in met geavanceerde beveiligingsfuncties, zoals gebruikersauthenticatie, dataversleuteling en beveiligd printen, waarbij een document pas wordt afgedrukt als de gebruiker zich bij het apparaat identificeert.

Duurzaamheid op de werkvloer

Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt voor steeds meer bedrijven een prioriteit. Een duurzaam printbeleid kan hier een aanzienlijke bijdrage aan leveren. En dit gaat verder dan alleen het verminderen van papierverbruik. Moderne printers zijn ontworpen om energiezuiniger te zijn en minder afval te produceren. Bedrijven kunnen hun ecologische voetafdruk verkleinen door bewust te kiezen voor apparatuur en processen die het milieu minder belasten. Er zijn verschillende eenvoudige stappen die elke organisatie kan nemen om duurzamer te printen:

• Kies voor printers met een energielabel dat een laag stroomverbruik garandeert.
• Stel dubbelzijdig printen in als de standaardinstelling voor alle gebruikers.
• Gebruik papier met een keurmerk voor duurzaam bosbeheer, zoals FSC of PEFC.
• Werk samen met leveranciers die lege toners en cartridges innemen voor recycling.

Een bewuste keuze voor een energiezuinige en betrouwbare printer kantoor is de eerste stap in de richting van een groenere werkplek. Dit is goed voor het milieu, en levert vaak ook een besparing op de operationele kosten op.

Kostenbeheersing en efficiëntie

Printkosten kunnen ongemerkt flink oplopen. Denk aan de kosten voor papier, inkt of toner, onderhoud en stroomverbruik. Een helder printbeleid helpt medewerkers bewuster om te gaan met printen en voorkomt onnodige verspilling. Door bijvoorbeeld printquota in te stellen of standaard in zwart-wit te printen, kunnen bedrijven al aanzienlijk besparen.

Voor organisaties die volledige controle en gemak wensen, bieden beheerde print services een uitkomst. Bij deze aanpak wordt het volledige beheer van de printomgeving uitbesteed aan een externe specialist. Deze partij zorgt voor installatie, onderhoud, automatische levering van verbruiksartikelen en gedetailleerde rapportages over het verbruik. Dit zorgt niet alleen voor kostenbesparing, maar verhoogt ook de productiviteit doordat medewerkers zich geen zorgen hoeven te maken over printerstoringen of lege toners.

De rol van printen in een hybride werkomgeving

De opkomst van hybride werken, waarbij medewerkers deels thuis en deels op kantoor werken, brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor documentbeheer. Medewerkers moeten namelijk zowel thuis als op kantoor veilig en efficiënt kunnen printen. Cloud-printoplossingen bieden hier een antwoord. Medewerkers kunnen een printopdracht vanaf elke locatie naar een printer op kantoor sturen en deze afdrukken zodra ze fysiek aanwezig zijn. Zo blijven vertrouwelijke documenten niet onbeheerd in de printlade liggen.

Een slimme printstrategie voor ieder bedrijf

De zakelijke printer is relevanter dan ooit, mits deze op de juiste manier wordt ingezet. Door te focussen op digitalisering, beveiliging, duurzaamheid en efficiëntie, wordt de printer een strategisch instrument dat bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Een moderne printomgeving is een investering in een slimmere en verantwoordelijkere manier van werken.

Neem de tijd om uw huidige printbeleid te bekijken. Voldoet uw apparatuur nog aan de eisen van vandaag? Is uw printproces veilig en kostenefficiënt? Door nu de juiste keuzes te maken, legt u de basis voor een productieve en duurzame werkplek voor de toekomst.